Цифрландыру — стратегиялық императив
Бүгінде бизнестің, әсіресе ірі өнеркәсіптік холдингтердің тұрақтылығына HR процестердің тиімділігі тікелей әсер етеді. Құрамында фосфор бар ірі өнім өндірушілердің бірі — «Казфосфат» ЖШС-нің тарихы осының жарқын үлгісі. Өнімі Еуропа, ТМД және Орталық Азия елдерінің нарықтарына жеткізіледі. Негізгі өндірістік қуаты Жамбыл облысында шоғырланған.
2024-2025 жылдары компания «1С: Жалақы және персоналды басқару» (2.5 ЖПБ) нұсқасынан ЖПБ-ның өзекті нұсқасына ауқымды миграция жобасын сәтті іске асырды. Техникалық жаңартудан кейін тереңірек трансформация іске асты — кәсіпорын персоналды басқару процесін қайта құрды, есептеулердің ашықтығын арттырды және қызметкерлердің сенімін нығайтты.
Жобаның технологиялық серіктесі ALGARYTM компаниясы болды.
Жоба «Казфосфаттың» барлық негізгі филиалдарын қамтыды: минералдық тыңайтқыштар зауыты, тау-кен өңдеу кешені, теміржол-көлік кешені, Степногорск химия зауыты, Алматы мен Тараздағы бас кеңселер. Цифрландыру «Казфосфат шаруашылық басқармасы» мен «KAZ Chemicals Trading House» өтті.
Неге миграцияға қажеттілік туды
2024 жылдың соңында кәсіпорын персоналды басқаруды цифрлық трансформациялау бойынша ауқымды жобаны іске қосты. Басталған кезде бизнес-процестерді жүргізудің бірыңғай және формальды әдіснамасының болмауы, сондай-ақ түрлі бизнес-бірліктердегі «1С: ЖПБ» жүйесінің жұмысында біркелкілік болмауы енгізілудің ерекшелігі болды. Бұл әр алаңның өз бетінше есеп жүргізгенін білдіреді әрі бұл деректерді біріктіруді, ортақ логиканы құруды және одан әрі автоматтандыруды қиындатты. Жалпы ережелердi әзiрлеу мен енгiзу және бiрыңғай ақпараттық жүйе құруға деген қажеттiлік жобаның туындауына себеп болды.
Негізгі міндеттердің бірі «1С: Жалақы және персоналды басқару» (2.5 ЖПБ) конфигурациясынан 3.1 КОРП соңғы редакциясына көшу болды. 2.0 нұсқасын қолдаудың жақын арада тоқтатылуы, кәсіпорынның үздіксіз жұмыс істеуіне қауіп төндіреді.
«Казфосфат» персоналмен жұмыс департаментінің өтемақылар, жеңілдіктер және нормалау бөлімінің бастығы Гульзада Тусупбекованың пікірінше, көшу туралы шешім қабылдауға инновацияға деген ұмтылыспен қатар, объективті қажеттілік те әсер етті. 2.5 ЖПБ нұсқасына әзірлеуші қолдауды тоқтатты: техникалық қолдау болмады, заңнамалық өзгерістер жаңартылмады, ал жалақы мен есептілікті есептеуде қателіктер тәуекелі ай сайын өсті. Бұл ондаған бөлімшесі, мыңдаған қызметкері және еңбекақы төлеудің күрделі құрылымы бар компанияны әрекет етуге итермеледі.
Дегенмен, «Казфосфат» миграцияны мәжбүрлі шара ретінде қабылдамастан, оны мүмкіндікке айналдырды. Жаңа платформаға «көшіп» қана қоймай, процестерді біріздендіру, қол еңбегін қысқарту және HR жүйесін SAP корпоративтік ERP платформасымен біріктіру мақсатқа айналды.
Жетістіктің шешуші факторы — серіктесті дұрыс таңдау
Бұл жобадағы ең маңызды шешімдердің бірі мердігерді таңдау болды. «Казфосфат» командасы іріктеуді жүйелі түрде бастады. Бірінші кезеңде ірі өндірістік холдингтерде ЖПБ енгізу тәжірибесі расталған компаниялардың лонг-тізімі жасалды. Жүйелік интеграторлардың қазақстандық нарықта аз болуы, ал қажетті сараптамасы бар ресейлік ойыншылардың көбінесе ҚР-да заңды қатысуы болмағандықтан, қосымша салық шығындарына (атап айтқанда, ҚҚС) әкелуі дилемма тудырды.
Мердігер ретінде Astana Hub-та кеңсесі мен түрлі елдерде осындай жобаларды енгізуде тәжірибесі бар ALGARYTM компаниясы таңдалды. Оның талаптарға сәйкес келуі және командасының «Казфосфат» құжаттамасын, соның ішінде жұмыс уақытын есепке алу аспектілері мен сыйлықақы беру сұлбасын егжей-тегжейлі түсінуге дайын болуы шешім қабылдауға ықпал етті.
Көшу қалай өтті: талдаудан бастап іске қосқанға дейін
Жобамен жұмыс істеу келесі кезеңдерге бөлінді:
1. Ескі жүйенің аудиті: ALGARYTM мамандары бизнес-процестерге зерттеу және талдау жүргізді, деректерді көшіру жоспары мен бірыңғай регламенттерді дайындады. Деректердің қайталануы, анықтамалықтардағы қателер, демалыстар қалдықтарының қателері анықталды.
2. Тестілік көшіру және салыстыру: Әр түрлі филиалдардан алынған ақпараттың бірыңғай базаға миграциясы, жүйені баптау және салалық ерекшеліктерге бейімдеу. Негізгі есептеулер (жалақы, науқастық қағазы, салықтар, демалыстар) екі жүйеде қосарланып тексерілді.
3. Кәсіпорынның барлық бизнес-бірліктерінде біріздендірілген тәсілмен кадрлық және есептік есепті жүргізудің бірыңғай қағидаларын қалыптастыру әдіснамасы бойынша шешім қабылдау.
4. Пайдаланушыларды оқыту және қолдау: ALGARYTM мамандарынан ішкі «бірінші қолдау желісі» құрылды. Олар техникалық мәселелерді шешумен қатар, қызметкерлерге жаңа жүйенің логикасын да үйретті.
Пайдаланушыларды бейімдеуге ерекше назар аударылды. Өзгерістерге кедергіні азайту үшін командалар бизнес-бірліктерге бөлінді — әрбір қолдау маманы нақты филиал процесімен айналысты. Бұл енгізуді жеделдетті және кері байланысты беру сапасын арттырды.
Бизнес-әсерлер: «Казфосфаттың» пайдасы
— Жалақы есептеу мен есептіліктің толық дұрыстығы — жаңа платформаға көшу кезінде бірде-бір іркілістің болмауы.
— Есептеу түрлерiн бiрiздендiру және дағдылы операцияларды автоматтандыру есебiнен қол еңбегiн қысқарту.
— Баптаудың икемділігі — жүйе енді нақты жұмыс жағдайларына бейімделеді: күрделі кестелер, қосымша ақылар, сыйлықақылар.
— SAP-пен біріктіру — компанияның барлық бөлімшелері үшін бірыңғай ақпараттық кеңістік.
— Қызметкерлер үшін ашықтықты арттыру — түсінікті және нақты есеп айырысу парақтары, HR процестерге деген сенім артты.
— Цифрлық кемелдіктің ішкі мәдениетін қалыптастыру — оқыту мен қолдаудың арқасында пайдаланушылар жаңа процестерді игерді, көшу күйзеліссіз және кедергісіз өтті.
«Біз үшін бұл жоба — бизнес пен заңнаманың соңғы талаптарына жауап беретін персоналды басқарудың ортақ цифрлық пішінін құруға бағытталған қадам. ALGARYTM командасына еңбегі үшін алғыс айтамыз, ұзартылған кестелердің жаңа есебін модельдеу және бейімдеу процестерін ұйымдастыруын ерекше атап өтуіміз керек», — деді «Казфосфаттың» HR директоры Кайрат Болатов.
«Жобаның күрделілігі түрлі алаңдардағы бизнес-процестердің ауқымы мен алуан түрлілігінде жатыр. Бірақ дәл осындай міндеттер цифрландыру әлеуетін толық көлемде іске асыру және тапсырыс берушіге уақыт пен ресурстарды нақты үнемдеу үшін мүмкіндік береді», — деп атап өтті ALGARYTM тобының атқарушы директоры Юлия Гуркина.
Осындай жобаларды жоспарлағандардың нені ескергені жөн
«Казфосфат» тәжірибесі бірнеше практикалық ұсынымдарды ұсынады:
— Дайындалуда үнемдемеңіз. Ескі жүйедегі деректерді алдын ала тексеріңіз — қателер өздігінен жойылмайды, олар жаңа платформаға көшіріледі.
— Қосарланған жұмысты кемінде 2-3 айға жоспарлаңыз. Бұл сыни қателіктен сақтандыру болады.
— Өкілеттіктері бар және процестерді терең білетін ішкі үйлестірушіні тағайындаңыз. Бизнес тарапынан «жоба көшбасшысының» болмауы сәтсіздіктің қаупін күрт арттырады.
— Негізгі тапсырыс беруші ретінде HR командасын барынша қатыстырыңыз.
— Кәсіби ішкі IT командасын жинаңыз. Бұл білім мен бақылаудың компанияда болатынына кепілдік.
— Пайдаланушыларды оқытуға және қолдауға қаражат бөліңіз. Технологияны білгенде, пайдаланғысы келгенде, ол жұмыс істейтін болады.
Нәтижелер мен келесі қадамдар
Жаңа жүйе компанияның кадрлық және есептік пішінін біріктіреді, 80-нен астам пайдаланушының жұмысын біріктіреді және 3,5 мыңнан астам қызметкердің бірыңғай есебін жүргізуге мүмкіндік береді.
3.1 КОРП енгiзу «Казфосфатқа» ескi бағдарламалық жасақтаманы қолдауды тоқтатуға байланысты жұмыстың тоқтау қаупiн жоюға, сүйемелдеу шығындарын азайтуға, есеп айырысу мен есептiлiктi жеделдетуге және заңнамалық талаптарға сәйкестiктi қамтамасыз етуге мүмкiндiк бердi. Бұл компанияның ашықтық пен жұмыс тиімділігін арттырған бірыңғай ақпараттық жүйені құру бағытындағы маңызды қадамы.
Адами капитал өнеркәсіптік кәсіпорынның басты активі болғандықтан, мұндай бастамалар операциялық тиімділікке, жұмыс берушінің беделіне және жалпы бизнестің тұрақтылығына тікелей әсер етеді.
Болашақта еңбекті қорғау міндеттерін және HR талдауын дамытуды автоматтандыру үшін міндеттерді енгізу жоспарланып отыр.